RESOLUCION N° 328/2024
SANTA ROSA, 30 de cctubre de 2024
VISTO:
El expediente n.º 790/2023 caratulado “TRIBUNAL DE CUENTAS S/ IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE)”; y
CONSIDERANDO:
Que, en el marco del proceso de modernización y digitalización promovido por el Estado, se dictó la Ley Nº 3428 y la Resolución del Tribunal de Cuenta N° 106/23;
Que la Ley Nº 3428 autorizó al Tribunal de Cuentas a innovar en los procedimientos jurisdiccionales y administrativos que tramitan ante el organismo mediante la aplicación de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), promoviendo la simplificación y eficiencia en la gestión;
Que por Resolución de este Tribunal N° 106/23 se instrumentó la utilización de la firma digital en los términos de la Ley Nacional Nº 25.506, a fin de garantizar la integridad, inalterabilidad y autenticidad de los documentos enviados por medios electrónicos, como así también para verificar su autoría;
Que a fin de avanzar en el proceso de reforma y modernización se suscribió en el mes de septiembre de 2023 un convenio con la Secretaría de Innovación Pública de la Nación con el objeto de desarrollar acciones tendientes a desarrollar en forma conjunta proyectos de innovación administrativa, tecnológica y de gestión;
Que en ese marco el Estado Nacional acordó la cesión e implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE en el Tribunal de Cuentas mediante la modalidad CLOUD o de alojamiento de la plataforma en servidores no físicos del cedente de la plataforma.
Que la implementación de la plataforma informática permitirá la gestión integral de documentos electrónicos, estableciendo la caratulación, seguimiento y almacenamiento de expedientes y posibilitará la digitalización de los procesos internos de gestión, conforme a estándares tecnológicos y jurídicos vigentes,
Que el empleo del sistema cedido permitirá un mayor control de las actuaciones y expedientes administrativos, posibilitará su registración y minimizará la utilización de papel sin menoscabo a la seguridad jurídica;
Que asimismo la adopción de dichas medidas permitirá incrementar el acceso a la información pública otorgando mayor celeridad y simplificación a las actuaciones administrativas;
Que la ejecución del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) con sus diferentes módulos debe realizarse en forma paulatina, conforme los términos y condiciones de uso que cada módulo requiera, respetando los estándares tecnológicos y de seguridad jurídica vigentes;
Que asimismo resulta necesario instrumentar un mecanismo de excepción frente a eventuales fallas del sistema GDE que permita proceder a la firma de actos administrativos o comunicaciones y su eventual publicación en el Boletín Oficial de la Provincia por parte de las áreas responsables, valiéndose del soporte papel y la firma ológrafa;
Que a los fines del uso del sistema este organismo de control implementará los Manuales de los distintos módulos y componentes que forman parte del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) de la Secretaría de Innovación, Ciencia y Tecnología de la Jefatura de Ministros del Gobierno Nacional publicados en el sitio: https://www.argentina.gob.ar/jefatura/innovacion-ciencia-y-tecnologia/innovacion/manuales;
Que la presente se dicta en el marco de lo dispuesto por la Ley N° 3528 y el Decreto Ley N° 513/1969;
POR ELLO:
EL TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA
RESUELVE:
Artículo 1°: Aprobar la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en el ámbito del Tribunal de Cuentas de la provincia de La Pampa como plataforma integrada para la gestión y almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos, a partir del día 1 de Noviembre de 2024, conforme los Manuales de Uso publicados en el sitio oficial: https://www.argentina.gob.ar/jefatura/innovacion-ciencia-y- tecnologia/innovacion/manuales.
Artículo 2°: Aprobar la puesta en funcionamiento de los módulos Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO), para el registro, generación y archivo de documentos, Comunicaciones Oficiales (CCOO), para la creación, comunicación y archivo de documentos oficiales y Expediente Electrónico (EE), para la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de expedientes electrónicos conforme las pautas y plazos que a tal efecto establezca el Administrador Central.
Artículo 3º: Designar como Administrador del Sistema GDE a la Secretaría del Tribunal de Cuentas, a cuyo fin podrá conformar el equipo coordinador que resulte necesario para implementar el Sistema.
Artículo 4º: Corresponde al Administrador del Sistema:
a - Dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para su implementación, control y funcionamiento, así como brindar la asistencia técnica correspondiente.
b – Habilitar, modificar, otorgar y revocar permisos y gestionar las bajas de usuarios.
c - Habilitar, modificar y realizar la configuración y bajas de reparticiones.
d - Capacitar y dar asistencia interna a los usuarios del sistema.
e - Auditar y controlar el funcionamiento integral del Sistema
f – Elaborar, aprobar y actualizar el nomenclador de trámites y documentos que por repartición deberán gestionarse en los diferentes módulos del Sistema de Gestión Documental Electrónica GDE, luego de haber consensuado con los mismos la modalidad de gestión de los mismos.
g - Autorizar el despliegue de los módulos del Sistema GDE en los plazos/ sectores/reparticiones/dependencias, que establezca.
H – Determinar las acciones a seguir para la habilitación y uso del procedimiento de contingencia.
Artículo 5º: Corresponde a los agentes y funcionarios del Tribunal de Cuentas Usuarios del Sistema GDE, conservar su clave de acceso personal, otorgada con carácter secreto e intransferible, quedando terminantemente prohibida su divulgación o uso por parte de terceros. Los Usuarios asumen la responsabilidad por el uso indebido o inadecuado del Sistema GDE, o de la información que almacene o divulgue. Las violaciones a las normas de uso del referido Sistema generarán las responsabilidades administrativas, civiles y/o penales que correspondan.
Artículo 6º: Las notificaciones entre Usuarios del Sistema de GDE se efectuarán mediante dicho Sistema. Constituye deber de cada Usuario ingresar periódicamente al mismo para observar las notificaciones pendientes, atento que los plazos respectivos corren independientemente del ingrese o no al Sistema, que dejará constancia de la fecha y hora de recepción de los documentos y comunicaciones oficiales realizados mediante la plataforma y de los actos producidos por los Usuarios de dicho Sistema.
Artículo 7º: Establécese que las comunicaciones y/o notificaciones recibidas en el Módulo Comunicaciones Oficiales del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) se considerarán concretadas cuando el contenido de la misma se encuentre disponible en la cuenta del Usuario de destino. En el supuesto que la comunicación ingrese a la cuenta de un Usuario en día inhábil administrativo se entenderá efectuada el primer día hábil posterior.
Todo plazo se computará desde el día hábil siguiente al de la notificación.
Artículo 8º: Las personas no usuarias del Sistema GDE podrán realizar sus presentaciones mediante escritos en formato papel por ante la Mesa de Entradas del Tribunal de Cuentas y/o mediante los sistemas instituidos por este Tribunal respecto de cuentadantes. También podrán realizar sus presentaciones por medios electrónicos.
Las presentaciones en formato papel serán digitalizadas por los agentes facultados para ello e incorporadas al Sistema GDE, devolviendo los originales al presentante, previa constatación de su carácter de original o de copia autenticada, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en un soporte específico no susceptible de digitalización.
La digitalización del documento y su vinculación al Sistema de GDE importa a los fines de este Tribunal su autenticación, siendo responsabilidad del personal interviniente la verificación del instrumento digitalizado.
Artículo 9º: Establécese que los documentos digitalizados tendrán idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel. Los documentos electrónicos generados a través del Sistema GDE serán firmados digitalmente, con el mismo valor y eficacia jurídica que los documentos en soporte papel, de acuerdo con la normativa vigente pudiendo utilizarse la modalidad de firma digital con dispositivo criptográfico, o con certificado del sistema, según corresponda.
Artículo 10°: En caso de fallas del Sistema GDE que impidan su normal funcionamiento, se deberá utilizar un “Procedimiento de Contingencia”, que incluirá la emisión de documentos en soporte papel y su registro en un libro de actas administrativas de contingencias. Una vez reestablecido el sistema, los documentos deberán ser digitalizados e incorporados a la plataforma informática.
Artículo 11: Encomiéndase a la Secretaría de este Tribunal, la coordinación de los equipos de trabajo que correspondan a los fines de la adecuación del Sistema de Gestión de Calidad de este organismo y, en su caso, de las Instrucciones de Trabajo pertinentes.
Artículo 12: Regístrese. Notifíquese por correo electrónico institucional a cada agente y funcionario del Tribunal de Cuentas. Dése al Boletín Oficial para su publicación y comuníquese en el Sitio Oficial y redes de comunicación social de este organismo y pase a Secretaría para su cumplimiento.